Datenschutzhinweise für rima.Workspace

Für wen diese Hinweise gelten

Diese Hinweise betreffen die interne iPhone-App rima.Workspace und die zugehörige Mitarbeiter-PWA unter workspace.rima-pflege.de. Sie richten sich an berechtigte Mitarbeitende sowie an Personen, deren Daten für Pflege, Versorgung oder Veranstaltungen verarbeitet werden. Die Hinweise der öffentlichen Beratungswebsite, rima.Cloud, rima.Chat und der eigenständigen Fuhrpark-App haben jeweils einen eigenen Anwendungsbereich.

Der App-Download allein eröffnet keinen Zugriff. Konten und fachliche Freigaben werden von der Administration bereitgestellt.

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist die rima Pflege GmbH, Schulstraße 5, 01458 Ottendorf-Okrilla, OT Medingen, Deutschland, vertreten durch Geschäftsführer Richard Gittler. Datenschutzkontakt: datenschutz@rima-pflege.de.

Zwecke und verarbeitete Daten

Workspace dient der dienstlichen Pflege- und Versorgungsorganisation. Je nach Aufgabe und Freigabe verarbeiten wir Mitarbeiter- und Kontokennungen, bereitgestellte Profilangaben, Patientenstamm- und Kontaktdaten, Kostenträger- und Arztzuordnungen, Gesundheits- und Rezeptangaben, Versorgungszuordnungen, Liefer- und Leistungsnachweise sowie Dokumente und Unterschriften.

Für die Lagerarbeit werden Produkte, Größen und Ausführungen, Fotos, Bestände, Zuordnungen und bestätigte Bestandsvorgänge verarbeitet. Kalenderdaten umfassen Termine, Zeiträume und Kategorien. Bei angebundener Veranstaltungsverwaltung kommen Veranstaltungsangaben, Teilnehmende, Wartelisten und Änderungen hinzu. Ein Veranstaltungsname kann auch ohne Verknüpfung zu einer Patientenakte personenbezogen sein.

Das verbleibende Fahrtenbuch verarbeitet im freigegebenen Umfang Fahrzeugreferenz, Mitarbeiterbezug, Fahrzweck, Kilometerstände und Nachweise. Die vollständige Fahrzeugverwaltung ist Gegenstand der getrennten Fuhrpark-App. Technische Verbindungs- und Betriebsdaten können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressourcen, Geräte- oder Clientinformationen und Fehlermeldungen umfassen.

Rechtsgrundlagen nach Verarbeitungszweck

Erforderliche Verarbeitungen für das Beschäftigungsverhältnis erfolgen nach § 26 Abs. 1 BDSG. Pflege- und Versorgungsorganisation stützen wir, soweit die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen, auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO zur Durchführung der vereinbarten Leistung und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Notwendige Gesundheitsdaten für Pflege und Versorgung werden auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG und den geltenden Geheimhaltungspflichten verarbeitet. Soweit eine gesonderte Verarbeitung eine ausdrückliche Einwilligung erfordert, muss diese für den konkreten Zweck vorliegen; eine Kameraberechtigung oder die App-Anmeldung ersetzt sie nicht.

Zugangsschutz, technischer Betrieb und Fehleranalyse dienen dem berechtigten Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Arbeitsmittel nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anmeldung und Speicherung auf dem Gerät

Zugangs- und Sitzungsinformationen werden im geschützten iOS-App-Bereich und in der iOS-Keychain gespeichert. Arbeitsdaten, lokale Entwürfe und noch nicht abschließend bestätigte Vorgänge können auf dem Gerät verbleiben, damit der ursprüngliche Vorgang wiederaufgenommen werden kann.

Die optionale App-Sperre verwendet die iOS-Prüfung per Face ID oder Gerätecode. Die App erhält das Prüfergebnis, nicht die biometrischen Vorlagen oder den Gerätecode. Die Kamera wird für die vom Nutzer aufgerufene Aufnahme- oder Scanfunktion verwendet. Aus der Fotomediathek werden die vom Nutzer ausgewählten Bilder übernommen. Berechtigungen lassen sich in den iPhone-Einstellungen ändern.

Der bestehende technische Zugang verwendet weiterhin Matrix-Komponenten zur Sitzungs- und Kryptospeicherbindung. Chat, Telefonie und Teamfunk sind keine Funktionen dieses Workspace-Umfangs. Historische lokale Speicher werden durch die Entfernung dieser Oberflächen nicht automatisch gelöscht.

Weiterarbeit am Computer

Die Übergabe über das iPhone eröffnet eine eigene, persönlich gebundene PWA-Sitzung. Anmeldelinks und Zugangscodes sind vertraulich. Browserzugänge haben derzeit eine Inaktivitätsgrenze von 15 Minuten und eine absolute Laufzeit von acht Stunden. Native Sitzungen verwenden kurzlebige Zugangstoken und getrennte Erneuerungsregeln. Diese Zugangslaufzeiten sind keine Löschfristen für Patienten-, Fach- oder Nachweisdaten.

Apple-Ortssuche und weitere Dienste

Für Ortsvorschläge bei der Patientenanlage wird die eingegebene gültige Postleitzahl an Apples Ortssuche übertragen. Beim Aufklappen der Adresskarte wird die angezeigte Adresse durch einen Apple-Dienst aufgelöst; eine gestartete Navigation öffnet Apple Karten mit dem ausgewählten Ort. Patientennamen sind im geprüften Suchpfad nicht Bestandteil der Anfrage. Für die Verarbeitung durch Apple gelten zusätzlich dessen Datenschutzhinweise.

Apple kann unabhängig von Workspace nach den eigenen Geräte- und Diagnoseeinstellungen Daten verarbeiten. Ein Betrieb der eigenen Fachserver bedeutet deshalb keine Zusage, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich auf diesen Servern erfolgt.

Empfänger und technischer Betrieb

Zugriff erhalten die für ihre Aufgabe berechtigten Mitarbeitenden und im erforderlichen Umfang beauftragte technische Dienstleister. Für das Hosting setzen wir die IONOS SE als Auftragsverarbeiter ein; eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist abgeschlossen. Die beiden verwendeten Rechenzentren werden von IONOS als Europa geführt. Die Workspace-Fachdienste einschließlich der selbst betriebenen Supabase-Datenbank, Authentifizierung und privaten Dateiablage laufen auf unseren Servern; der Kalender verwendet unsere getrennt betriebene Nextcloud. Der Name einer eingesetzten Open-Source-Software bedeutet nicht automatisch eine Übermittlung der Fachdaten an deren Hersteller.

Die Kalenderinstanz enthält eine Nextcloud-Funktion für technische Installationsstatistiken. In dieser Instanz ist eine frühere erfolgreiche Übermittlung an surveyserver.nextcloud.com verzeichnet. Die Statistikfunktion umfasst technische Kategorien zu Server, Datenbank, eingesetzten Apps, PHP, Verschlüsselung sowie zusammengefassten Datei-, Nutzer- und Freigabezahlen. Zum Stand dieser Hinweise ist kein monatlicher Versandauftrag eingerichtet. Diese Angaben beschreiben technische Installationsstatistiken; der Inhalt eines früheren Berichts wurde für diese Hinweise nicht eingesehen.

Bei einem von dir veranlassten Export oder Öffnen in einer anderen App wird der gewählte Empfänger oder Dienst einbezogen. Übermittle personenbezogene Unterlagen ausschließlich im erlaubten dienstlichen Rahmen. Die datenschutzrechtlichen Rollen, Auftragsverarbeitungsverträge und gegebenenfalls erforderlichen Garantien für internationale Übermittlungen sind für die tatsächlich eingesetzten Dienste maßgeblich.

Aufbewahrung, Protokolle und Sicherungen

Kontodaten und Berechtigungen werden für den bereitgestellten dienstlichen Zugang benötigt. Die Aufbewahrung von Patienten-, Rezept-, Versorgungs- und Nachweisdaten richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und den für die Unterlagen geltenden gesetzlichen Pflichten. Für Veranstaltungs- und Teilnehmerdaten ist der Organisations- und Nachweiszweck maßgeblich; eine Verknüpfung mit Gesundheitsdaten wird gesondert berücksichtigt.

Noch offene Originalvorgänge werden nicht allein wegen einer unterbrochenen Verbindung oder einer abgelaufenen Anmeldung verworfen. Technische Protokolle dienen Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse. Derzeit ist für die beteiligten Containerprotokolle keine einheitliche automatische zeitliche Löschfrist belegt. Eine Rotation nach Dateigröße bedeutet keine taggenaue Löschung.

Sicherungskopien und bereits exportierte Unterlagen können Daten über eine Änderung oder Löschung im laufenden System hinaus enthalten. Abmelden, eine Kontosperre oder die Deinstallation der App löscht betriebliche Unterlagen und Empfängerkopien nicht automatisch. Auskunfts- und Löschanfragen werden anhand der betroffenen Daten und fortbestehender Pflichten geprüft.

Deine Rechte und Beschwerden

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten.

Wende dich für Datenschutzanliegen an datenschutz@rima-pflege.de. Zum Schutz der betroffenen Personen kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein. Zugangscodes, Passwörter, Anmeldelinks und sensible Gesundheitsunterlagen gehören nicht in ungeschützte Support-Nachrichten.

Woher die Angaben stammen und Bereitstellung

Angaben können von dir, aus administrativ bereitgestellten Konten und berechtigten betrieblichen Stammdaten sowie aus zulässiger Pflege- und Versorgungsdokumentation stammen. Je nach Leistung können die betroffene Person, berechtigte Vertretungen, behandelnde Stellen oder Kostenträger die hierfür erforderlichen Angaben bereitstellen. Ob die Bereitstellung einzelner Angaben erforderlich ist und welche Folgen fehlende Angaben haben, richtet sich nach der jeweiligen Aufgabe und Leistung.